Gérer les signatures dans Outlook 2013

I. Présentation

Dans ce tutoriel, nous allons apprendre à créer et à gérer des signatures à des adresses mails via le logiciel propriétaire Microsoft, Outlook 2013.
Une signature est un message personnalisé qui va se mettre en bas de nos mails de façon automatisée. Leur principale fonction est la présentation de l'expéditeur, de sa fonction ou la transmission de ses coordonnées (mails, adresse, téléphone...).

La création et le paramétrage des signatures peut permettre d'afficher une signature différentes selon l'adresse mail ou de n'afficher une signature que dans certains cas.

II. L'accès au menu de gestion des signatures

La procédure de création d'une signature se ressemble entre les clients de messagerie lourd et aussi entre les versions de Microsoft Outlook. Nous devons ici alors dans l'onglet "Fichier" :

Nous choisirons ensuite l'onglet "Options" puis sur "Courrier" dans le menu de gauche de la fenêtre qui vient juste d'apparaitre et enfin nous cliquerons sur "Signatures..." :

Nous aurons alors la fenêtre suivante :

Nous allons maintenant pouvoir créer nos signatures.

III. La création d'une signature

Nous devons tout d'abord cliquer sur "Nouveau" en dessous du tableau en haut à droite. Nous donnerons alors un nom à notre nouvelle signature :

Puis nous pourrons remplir le cadre du bas avec du texte ou même des images grâce à l'icône représenté par une image et un écran tout à droite de la barre d'outils :

Nous voyons ici dans la barre d'outils que nous pouvons régler plusieurs paramètres de mise en page comme l'alignement, la police et sa taille, la couleur de l'écriture ou l'ajout d'un lien hypertexte.

Une fois sa création terminée, nous pourrons cliquer sur "Enregistrer" juste au dessus du cadre de création.

IV. Paramétrer l'affichage de la signature

Nous pouvons maintenant affecter notre signature à une adresse mail et surtout indiquer quand nous voulons que celle-ci s'affiche dans ce cadre :

Nous pouvons donc ici choisir à quelle adresse mail nous souhaitons affecter une signature par la sélection "Compte de messagerie". Il est aussi possible d'indiquer quelle signature nous afficherons dans le cas d'un nouveau message et dans le cas d'une réponse ou d'un transfert de mail. Plus précisément, on peut par exemple dire que la signature s'affichera lorsque l'on engagera une discussion mail (quand nous serons le premier à envoyer un mail) dans le but de nous présenter brièvement avec notre signature. Puis de ne plus afficher la signature dans le cadre d'une réponse ou d'un transfert de mail ou les destinataires nous connaissent déjà. Soit parce qu'ils ont eux même engagés la discussion, soit parce que la signature lors à déjà été envoyée au moins une fois.

On peut aussi très bien afficher la signature dans tous les envois de mails qu'ils soit une réponse à un précédent mail ou non.

Il est possible pour ces deux options de choisir "(aucune)" pour ne pas afficher de signature ou alors de choisir une signature selon celles que nous avons créées.

Une fois le paramétrage terminé, vous pourrez cliquer sur "OK" puis aller écrire un mail avec l'adresse que vous avez indiquée plus haut afin de voir votre signature :

La création et la gestion des signatures est maintenant faite ! Libre à vous maintenant de personnaliser vos signatures et leurs paramétrages.

Mickael Dorigny Co-founder

Co-fondateur d'IT-Connect.fr. Auditeur/Pentester chez Orange Cyberdéfense.

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