DSI : structurez votre budget grâce à un logiciel dédié
Avec les enjeux liés à la transformation numérique des entreprises, les Directions des Systèmes d'Information (DSI) ont aujourd'hui de très grandes responsabilités. La fonction IT occupe une place centrale dans tous les processus et dans tous les projets pratiquement. Cela rend encore plus difficiles la planification et la gestion du budget pour le pilotage efficace des activités de la DSI. Si vous voulez gagner en performance, découvrez l'intérêt de structurer votre budget grâce à un logiciel dédié.
Sommaire
Évaluez votre processus budgétaire actuel
L'évaluation de votre processus budgétaire actuel vous permet principalement de mettre en évidence ses atouts et ses limites. Cet exercice a une importance capitale, car il sera déterminant pour définir vos besoins en matière de planification et de gestion du budget. Il vous permet d'établir un cahier des charges avant de vous lancer dans la recherche d'un logiciel adapté pour gérer l'aspect financier lié à vos prises de décisions. Vous pourrez vous en servir pour trouver, avec efficience, une solution sur mesure qui répond réellement aux défis de votre structure.
Misez sur une solution qui corrige les insuffisances du système que vous utilisez et qui apporte une véritable valeur ajoutée à votre structuration budgétaire.
L'évaluation de votre système de pilotage actuel vous permet de voir concrètement ce qu'un logiciel DSI peut apporter à votre entreprise. Vous pouvez par exemple utiliser ces résultats pour mieux expliquer vos besoins à un expert qui saura vous orienter vers une solution DSI adaptée. Comme vous pouvez le voir sur le site Abraxio.com par exemple, il est judicieux d'échanger sur vos besoins et vos attentes avec un spécialiste afin de trouver le logiciel DSI et les fonctionnalités qui vous aideront dans vos missions. Cela est indispensable pour mieux répondre aux exigences de chaque société.
Par ailleurs, l'évaluation de votre processus budgétaire actuel peut servir d'outil d'analyse pour comparer vos performances avant et après l'adoption du logiciel dédié.
Les avantages de l'utilisation d'un logiciel DSI pour mieux budgétiser
Un logiciel DSI est un outil de pilotage budgétaire qui intègre des fonctionnalités pensées pour soulager les professionnels dans la gestion quotidienne de leurs tâches. Il convient toutefois de prendre le temps de choisir une solution performante parmi les nombreuses propositions que vous pouvez trouver sur le marché pour impacter positivement votre activité.
Gagnez en visibilité et du temps dans la gestion de votre budget DSI
Un logiciel DSI synthétise vos informations de suivi et de management qu'il vous présente sur un tableau de bord intuitif. Avec les outils classiques, ces données de pilotage sont éparpillées, ce qui rend leur gestion plus chronophage et moins pratique. L'outil dédié intègre de nombreux modules et centralise les données clés que vous pouvez voir en un seul coup d'œil. Grâce à cette vue à 360 degrés, le Directeur des Systèmes d'Information et ses équipes peuvent exécuter de nombreuses tâches avec aisance.
La planification et le pilotage du budget deviennent plus fluides, ce qui favorise un gain de temps considérable. Vous pouvez parcourir les principaux modules (métier, gestion du portefeuille, projets, fournisseurs…) en quelques clics. Certains outils vous permettent même de choisir la vue financière adaptée à vos besoins. Vous lisez en temps réel des restitutions d'indicateurs pour vous rendre la tâche plus facile. Votre tableau de bord peut être configuré de manière personnalisée pour vous permettre d'optimiser votre environnement de travail et de gagner en efficacité.
Automatisez vos processus budgétaires et boostez vos performances
Un logiciel DSI est un outil qui vous permet d'automatiser vos reportings et d'autres tâches chronophages de votre processus budgétaire. Avec cette solution, vous avez la possibilité d'importer de grandes quantités de données de manière automatique depuis vos systèmes comptables. Cette fonctionnalité permet par exemple de gagner du temps pour faire la planification budgétaire de votre 1er exercice avec la nouvelle solution de gestion.
L'exportation des informations vers Excel est également possible avec les outils les plus performants du marché. Ils génèrent une mise en forme adaptée et soignée de manière automatique. Pour structurer les prévisions financières de l'exercice suivant, l'outil reconduit automatiquement vos budgets de fonctionnement et ajoute ceux des projets. Vous pouvez ensuite procéder aux ajustements en partant d'une base dont l'élaboration manuelle représente une énorme tâche.
Le partage des reportings avec les différentes parties prenantes se fait en quelques clics grâce à la centralisation des données. Les logiciels DSI sont également en mesure de générer automatiquement des rapports, ce qui permet à l'ensemble de l'équipe de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Grâce à ces différentes fonctionnalités, vous pouvez accroître la productivité de la Direction des Systèmes d'Information et booster les performances générales de l'entreprise.
Collaborez avec plus d'aisance et faites un suivi efficace
Un outil dédié au management de la DSI permet au directeur d'attribuer automatiquement les budgets d'activité ou de projets aux responsables habilités à les gérer. La délégation des tâches et l'aisance que l'outil offre pour la faire simplifient la gestion au quotidien. Chaque manager est responsabilisé dans la limite de ses compétences et de ses habilitations. Cela réduit la charge de pilotage pour le Directeur des Systèmes d'Information, mais il a également la possibilité de suivre l'évolution de son équipe en temps réel.
La connexion à un tel outil se fait en fonction du profil du professionnel et selon le poste qu'il occupe dans l'organisation (chef de projet, manager, collaborateur…). Cela permet de sécuriser les accès et de contrôler les niveaux d'habilitation (droits) et des tâches qui peuvent être exécutées. C'est aussi un paramètre qui facilite le suivi pour la direction générale.
Un logiciel DSI présente de nombreux autres avantages que vous allez découvrir dans la pratique. C'est une solution qui vous aide à prendre des décisions plus éclairées avec une meilleure rapidité grâce aux indicateurs de suivi qu'il vous fournit en temps réel.
Quelles fonctionnalités rechercher dans un logiciel DSI ?
Quand vous recherchez un outil DSI, l'idéal est d'opter pour une solution qui prend en compte tous les aspects du management. À défaut, certaines fonctionnalités sont indispensables pour vous offrir une bonne aisance dans la structuration et le pilotage de votre budget. Il s'agit des :
- différents modules que le logiciel DSI intègre,
- paramètres proposés pour la structuration budgétaire,
- options disponibles pour la qualification du budget,
- fonctionnalités de pilotage et de suivi budgétaire.
La centralisation des données et la possibilité d'exécuter toutes les tâches de votre processus DSI à partir d'un seul outil sont un réel atout. Recherchez alors un logiciel qui intègre les modules incontournables de la Direction des Systèmes d'Information. Il s'agit notamment du suivi du budget, des projets, des fournisseurs et de la gestion des équipes.
En matière de structuration budgétaire, misez sur un outil qui donne accès à un large panel d'options. Vous pouvez par exemple structurer votre Run en fonction de l'infrastructure concernée, selon le poste de travail, le TMA… Votre Build peut par exemple être structuré par projet. En ce qui concerne les lignes budgétaires, vous pouvez procéder par unité d'œuvre.
La qualification budgétaire est aussi un paramètre important, car elle contribue à l'amélioration de votre visibilité et du pilotage. Quand votre budget est correctement qualifié, vous ne rencontrez pas de difficulté pour croiser les données, faire des analyses fiables pour prendre de bonnes décisions. Il faut des catégories de regroupement pertinentes comme la nature d'achat, la référence comptable, le service utilisateur, la nature de dépense…
Pour ce qui est des fonctionnalités de gestion d'équipes et de pilotage, des solutions qui facilitent la délégation des tâches sont nécessaires. Vous devez aussi choisir un logiciel qui propose des dispositifs efficaces pour piloter vos projets conjointement à vos collaborateurs et au DAF par exemple. Misez sur une solution évolutive qui peut répondre aux besoins de votre organisation, quelle que soit sa taille. L'ergonomie, la facilité de la prise en main et la rapidité sont également des critères à considérer.
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