Comment envoyer un e-mail à un canal Teams ?

I. Présentation

Microsoft Teams offre de nouvelles possibilités pour communiquer avec ses collègues et les membres d'une équipe projet. Au-delà de la possibilité d'envoyer des messages dans les conversations privées ou liées à un canal d'une équipe, Microsoft propose d'envoyer directement un e-mail dans un canal : le message sera alors publié dans le canal sous forme d'e-mail, et non comme un simple message textuel. Il est également possible de télécharger l'e-mail original au format EML comme s'il s'agissait d'un fichier publié dans Teams.

II. Autoriser les utilisateurs à envoyer des e-mails à un canal

Microsoft offre la possibilité aux administrateurs Office 365 d'empêcher l'utilisation d'une adresse e-mail au sein des canaux Teams. Voyons comment vérifier l'état actuel de votre tenant.

A l'aide d'un compte Administrateur, connectez-vous à l'interface d'administration Teams : https://admin.teams.microsoft.com/

Lorsque c'est fait, sur la gauche cliquez sur "Paramètres à l'échelle de l'organisation", puis sur "Paramètres Teams". Sur la droite, différents paramètres vont s'afficher, dont une partie "Intégration de la messagerie" qui contient le paramètre suivant : Autoriser les utilisateurs à envoyer des e-mails à une adresse de messagerie de canal.

Vous l'aurez compris, cette option doit être activée pour que les e-mails à destination de vos canaux Teams soient autorisés. Si vous souhaitez limiter ces e-mails à certains domaines de messagerie, par exemple uniquement celui de votre entreprise, vous devez compléter l'option "Accepter les e-mails du canal provenant de ces domaines SMTP.

Maintenant, voyons comment cela se présente dans le client Teams.

III. Envoyer un e-mail à un canal Teams

La première étape consiste à récupérer l'adresse e-mail du canal. En effet, chaque canal dispose de sa propre adresse e-mail générée par Microsoft.

Ouvrez Teams et dans la liste de vos équipes et canaux, cliquez sur le canal pour lequel vous souhaitez récupérer l'adresse e-mail. Ensuite, cliquez sur "..." pour afficher plus d'options et cliquez sur "Obtenir l'adresse e-mail".

Une fenêtre va s'ouvrir, vous pouvez dès à présent copier l'adresse e-mail.

Si l'on regarde les options avancées en cliquant sur le lien, nous pouvons voir qu'il est possible de restreindre l'utilisation de cette adresse e-mail. Par défaut, n'importe qui peut envoyer des e-mails à votre canal : même quelqu'un que vous ne connaissez pas s'il parvient à récupérer l'adresse e-mail. Vous pouvez modifier ce comportement en choisissant d'autoriser seulement les membres de cette équipe ou certains domaines de messagerie (paramètre gérable à l'échelle de l'entreprise directement dans le panneau d'administration Teams).

Si vous modifiez la configuration, pensez à cliquer sur "Enregistrer". ? Attention, cela s'applique seulement à ce canal.

Ensuite, il suffit d'ouvrir Outlook et d'insérer dans le champ "A" l'adresse e-mail obtenue. Il ne reste plus qu'à rédiger l'e-mail et à l'envoyer....

Dans le canal Teams, l'e-mail apparaîtra de cette façon :

Nous voyons bien que la mise en forme est différente vis-à-vis d'un message classique. Si vous avez une signature dans votre e-mail, elle sera également reprise dans le message Teams. Si vous cliquez sur "Afficher l'e-mail d'origine", vous allez pouvoir télécharger un fichier EML correspondant à l'e-mail.

Il ne reste plus qu'à passer l'information à vos collègues pour utiliser cette fonctionnalité intéressante ?

Florian BURNEL Co-founder of IT-Connect

Ingénieur système et réseau, cofondateur d'IT-Connect et Microsoft MVP "Cloud and Datacenter Management". Je souhaite partager mon expérience et mes découvertes au travers de mes articles. Généraliste avec une attirance particulière pour les solutions Microsoft et le scripting. Bonne lecture.

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